Comment faire le planning d'un tournoi sur plusieurs sites

Commencez par la capacité, pas par la liste des matchs

L'erreur la plus courante est de découvrir le jeudi que la journée allait être trop courte. Faites les calculs en premier.

Additionnez vos minutes de terrain : chaque terrain multiplié par ses heures d'ouverture. Additionnez ensuite vos minutes de match : le nombre total de matchs multiplié par la durée d'un match plus le temps de battement. Si le deuxième nombre est proche du premier, vous avez déjà un problème : il vous faut de la marge pour les dépassements.

Un exemple concret. Douze terrains ouverts de 09:00 à 17:00 représentent 12 × 8 × 60 = 5 760 minutes de terrain. Trois cents matchs de 25 minutes plus 5 minutes de battement représentent 300 × 30 = 9 000 minutes de match. Cette journée ne rentre pas, et aucune astuce de placement n'y changera rien. Il vous faut plus de terrains, des horaires plus larges, des matchs plus courts ou un jour supplémentaire.

Le temps de trajet entre les sites est une contrainte stricte

Sur un seul site, l'écart entre les matchs d'une équipe doit seulement couvrir le repos et la marche. Sur deux sites, il doit couvrir le trajet — et pour les tournois de jeunes, cela signifie le trajet réel, avec les enfants, le matériel et un entraîneur qui compte les présents, pas le temps de conduite indiqué par un GPS.

L'approche la plus sûre est d'éviter le problème : gardez chaque tranche d'âge ou catégorie sur un seul site pour toute la journée dans la mesure du possible. Les parents savent où aller, les équipes ne bougent pas et le planning devient beaucoup plus simple.

Lorsqu'une catégorie doit vraiment se dérouler sur plusieurs sites, traitez le transfert comme une contrainte que le planning doit respecter, et non comme un détail que les entraîneurs devront gérer. S'il faut 30 minutes pour se déplacer entre les sites, aucune équipe ne peut être programmée sur le deuxième site moins de 30 minutes après avoir terminé sur le premier — en plus de son temps de repos habituel.

Les règles qui contraignent vraiment une journée sur plusieurs sites

Une fois que vous placez des matchs sur plusieurs sites, la liste des conditions à respecter s'allonge. Voici celles que les organisateurs rencontrent en pratique :

• Le repos entre les matchs — un écart minimum pour que les équipes ne jouent pas coup sur coup
• Les temps de trajet — le temps de transfert entre deux sites où une équipe est programmée
• Les heures d'arrivée — les équipes venant de loin qui ne peuvent pas commencer avant une certaine heure
• Les heures de départ — les catégories les plus jeunes qui doivent avoir terminé en début d'après-midi
• Les horaires d'ouverture des terrains — les sites qui n'ouvrent et ne ferment pas tous en même temps
• Limites de catégorie par terrain — les catégories d'âge jouant sur petit terrain qui ne peuvent utiliser que certains terrains
• Maximum de matchs par équipe et par jour — un plafond pour que personne ne joue six matchs
• Couverture arbitrale — un officiel sur chaque terrain pour chaque heure d'utilisation
• Derniers matchs simultanés — les derniers matchs de poule commencent en même temps pour que personne ne puisse calculer un résultat

Pourquoi ce n'est pas un problème de tableur

Chacune de ces règles est facile à vérifier à la main. La difficulté, c'est qu'elles interagissent. Déplacer un match pour corriger un non-respect du temps de repos peut repousser une autre équipe au-delà de son heure de départ, ce qui libère un terrain que le planning des arbitres ne couvre plus.

C'est un problème de satisfaction de contraintes, et c'est vraiment difficile — le nombre de combinaisons possibles augmente beaucoup plus vite que le nombre de matchs. Un humain qui place les matchs un par un trouvera un planning qui respecte la règle à laquelle il pense sur le moment, tout en en enfreignant discrètement deux autres.

La conséquence pratique est que les plannings manuels sur plusieurs sites ne comportent généralement pas d'erreurs évidentes. Ils comportent des erreurs dont vous vous rendez compte le samedi à 10h40.

Planifier toute la journée en une seule fois

L'alternative consiste à définir les règles à l'avance et à laisser un algorithme placer chaque match simultanément, plutôt que de remplir les créneaux un par un. Le générateur de planning avancé de FairGame fait exactement cela, en utilisant un solveur de contraintes qui traite la journée entière comme un seul et même problème.

Comme il gère la résolution de manière globale, il peut répondre à une question qu'un tableur ne peut pas : s'il est même possible de créer un planning valide. Si vos contraintes sont réellement impossibles à respecter, il vous le dit et vous explique laquelle est bloquante, calculs de capacité à l'appui — vous pouvez ainsi ajouter un terrain, prolonger les horaires, raccourcir les matchs ou étaler le tournoi sur une journée supplémentaire avant d'avoir promis une heure de match à qui que ce soit.

Questions fréquentes

Comment faire le planning d'un tournoi sur plusieurs sites ?

Vérifiez d'abord la capacité — le total des minutes de terrain par rapport au total des minutes de match — puis gardez chaque catégorie sur un seul site dans la mesure du possible. Lorsqu'une catégorie doit se jouer sur plusieurs sites, traitez le temps de trajet entre eux comme une contrainte stricte en plus du repos normal, afin qu'aucune équipe ne soit programmée sur le deuxième site avant d'avoir pu physiquement y arriver.

Combien de temps de repos faut-il prévoir entre les matchs ?

Pour le football des jeunes, 30 minutes entre les matchs sur le même terrain est un minimum courant, et plus pour les catégories d'âge supérieures jouant des matchs plus longs. Entre différents sites, ajoutez le temps de trajet complet en plus. Le bon chiffre dépend de la durée du match et de l'âge, mais il doit être défini comme une règle que le planning doit respecter, et non laissé au hasard.

De combien de terrains ai-je besoin pour mon tournoi ?

Divisez le total de vos minutes de match par les minutes d'ouverture de chaque terrain. Pour 300 matchs de 30 minutes, temps de battement inclus, vous avez besoin de 9 000 minutes de terrain ; un terrain ouvert pendant 8 heures en fournit 480, il vous faut donc au moins 19 jours-terrains — et plus en pratique, car un planning rempli à 100 % de sa capacité ne laisse aucune marge pour les dépassements.

Que faire si le planning ne rentre pas ?

Vous avez quatre leviers : ajouter des terrains, prolonger les heures d'ouverture des sites, raccourcir les matchs ou étaler le tournoi sur plus de jours. Un bon outil de planification vous dira quelle contrainte est bloquante avant le jour J, plutôt que de supprimer des matchs en silence.

Chaque catégorie d'âge doit-elle rester sur un seul site ?

Dans la mesure du possible, oui. Cela supprime totalement les déplacements du planning, facilite grandement la journée pour les parents et les entraîneurs, et simplifie la gestion des arbitres. Ne répartissez une catégorie sur plusieurs sites que lorsque la capacité des terrains ne laisse vraiment aucune autre alternative.