Cómo hacer el calendario de un torneo con varias sedes

Empieza por la capacidad, no por la lista de partidos

El fallo más común es descubrir el jueves que el horario nunca iba a cuadrar. Haz los cálculos primero.

Suma tus minutos de campo: cada campo multiplicado por las horas que está abierto. Luego suma tus minutos de partido: el total de partidos multiplicado por la duración del partido más el cambio de equipos. Si el segundo número se acerca al primero, ya tienes un problema: necesitas margen para los retrasos.

Un ejemplo práctico. Doce campos abiertos de 09:00 a 17:00 son 12 × 8 × 60 = 5,760 minutos de campo. Trescientos partidos de 25 minutos más 5 minutos de cambio son 300 × 30 = 9,000 minutos de partido. Ese día no cuadra, y no hay forma de encajarlo por muy bien que lo organices. Necesitas más campos, más horas, partidos más cortos u otro día.

El tiempo de desplazamiento entre sedes es una limitación estricta

En una sola sede, el margen entre los partidos de un equipo solo tiene que cubrir el descanso y el trayecto a pie. Entre dos sedes, tiene que cubrir el viaje, y en los torneos juveniles eso significa el viaje real, con niños, equipación y un entrenador contando cabezas, no el tiempo de conducción que te da un mapa.

Lo más seguro es evitar el problema: siempre que puedas, mantén a cada grupo de edad o categoría en una sola sede durante todo el día. Los padres saben dónde tienen que estar, los equipos no se mueven y el calendario se vuelve mucho más sencillo.

Cuando una categoría realmente tenga que repartirse entre varias sedes, trata el traslado como una limitación que el calendario debe respetar, no como algo que los entrenadores tendrán que asumir. Si se tarda 30 minutos en ir de una sede a otra, ningún equipo puede tener un partido programado en la segunda sede antes de que pasen 30 minutos desde que terminó en la primera, además de su descanso habitual.

Las reglas que realmente limitan un día con varias sedes

Una vez que empiezas a programar partidos en varias sedes, la lista de cosas que deben cumplirse se alarga. Estas son las que los organizadores se encuentran en la práctica:

• Descanso entre partidos: un margen mínimo para que los equipos no jueguen de forma consecutiva
• Tiempos de desplazamiento: el tiempo de traslado entre dos sedes en las que un equipo tenga que jugar
• Horarios de llegada: equipos que viajan desde lejos y no pueden empezar antes de una hora determinada
• Límites de salida: los grupos de menor edad que tienen que terminar a primera hora de la tarde
• Horarios de apertura de los campos: sedes que no abren y cierran a la misma hora
• Límites de categoría por campo: grupos de edad de equipos reducidos que solo pueden usar ciertos campos
• Máximo de partidos por equipo al día: un límite para que nadie juegue seis partidos
• Cobertura de árbitros: un árbitro en cada campo cada hora que esté en uso
• Rondas finales simultáneas: los últimos partidos del grupo empiezan a la vez para que nadie pueda especular con el resultado

Por qué esto no es un problema para una hoja de cálculo

Cualquiera de esas reglas es fácil de comprobar a mano. La dificultad es que interactúan entre sí. Mover un partido para solucionar un incumplimiento del descanso puede hacer que otro equipo supere su hora de salida, lo que libera un campo que los turnos de los árbitros ya no cubren.

Este es un problema de satisfacción de restricciones y es realmente difícil: el número de combinaciones posibles crece mucho más rápido que el número de partidos. Una persona que coloca los partidos uno a uno encontrará un calendario que cumple la regla en la que está pensando en ese momento, pero incumplirá otras dos sin darse cuenta.

La consecuencia práctica es que los calendarios manuales con varias sedes no suelen tener errores evidentes. Tienen errores de los que te enteras a las 10:40 del sábado.

Resuelve todo el día a la vez

La alternativa es establecer las reglas por adelantado y dejar que un algoritmo coloque todos los partidos simultáneamente, en lugar de rellenar los huecos uno a uno. El generador de calendarios avanzado de FairGame hace exactamente eso, utilizando un algoritmo de resolución de restricciones que considera todo el día como un único problema.

Como resuelve de forma global, puede responder a una pregunta que una hoja de cálculo no puede: si de verdad existe un calendario válido. Si tus restricciones verdaderamente no se pueden cumplir, te lo indica y explica cuál es la que te limita, mostrando los cálculos de capacidad que hay detrás. Así puedes añadir un campo, ampliar el horario, acortar los partidos o repartirlos en otro día antes de haber prometido a nadie una hora de inicio.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hacer el calendario de un torneo con varias sedes?

Comprueba primero la capacidad (minutos totales de campo frente a minutos totales de partido) y luego mantén cada categoría en una sola sede siempre que sea posible. Cuando una categoría deba repartirse en varias sedes, trata el tiempo de desplazamiento entre ellas como una restricción estricta además del descanso normal, para que a ningún equipo se le asigne un partido en la segunda sede antes de que pueda llegar físicamente.

¿Cuánto descanso deben tener los equipos entre partidos?

En el fútbol base, 30 minutos entre partidos en el mismo campo es un mínimo habitual, y más para grupos de mayor edad que juegan partidos más largos. Entre distintas sedes, añade además el tiempo total de traslado. La cifra adecuada depende de la duración del partido y de la edad, pero debe establecerse como una regla que el calendario debe respetar, no dejarse al azar.

¿Cuántos campos necesito para mi torneo?

Divide los minutos totales de partido entre los minutos que cada campo está abierto. Para 300 partidos de 30 minutos, incluyendo el cambio de equipos, necesitas 9.000 minutos de campo; un campo abierto durante 8 horas ofrece 480, por lo que necesitas al menos 19 días de campo. En la práctica necesitarás más, porque un calendario ajustado al 100 % de capacidad no deja margen para retrasos.

¿Qué pasa si el calendario no cuadra?

Tienes cuatro opciones: añadir campos, ampliar el horario de apertura de las sedes, acortar los partidos o repartir el torneo en más días. Un buen generador de calendarios te dirá qué restricción te limita antes del día del torneo, en lugar de eliminar partidos sin avisar.

¿Debería cada categoría jugar en una sola sede?

Siempre que sea posible, sí. Elimina por completo los desplazamientos del calendario, facilita mucho el día a padres y entrenadores, y simplifica la asignación de árbitros. Solo divide una categoría en varias sedes cuando la capacidad de los campos no deje otra alternativa.