Tiedotteet
Manage → Announcements lähettää sähköpostin jokaisen joukkueen yhteyshenkilölle: aikataulumuutoksista, muistutuksista ja kaikista muista päivityksistä, joista turnauksessa pitää tiedottaa eikä vain julkaista.
Kuka vastaanottaa tiedotteen
Vastaanottajat ovat turnauksen joukkueille tallennetut yhteyshenkilöiden osoitteet. Näet vastaanottajalistan ennen lähettämistä. Silloin huomaat esimerkiksi, jos yhdeltätoista joukkueelta puuttuu sähköpostiosoite.
Kerää yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet ilmoittautumisen yhteydessä tai tuontitiedostoon. Perjantai-ilta on huonoin mahdollinen hetki huomata, että osoitteet puuttuvat.
Tekstiviestit
Turnauksissa voi lähettää tekstiviestejä myös joukkueiden yhteyshenkilöille. Käytä niitä vain muutamiin viesteihin, jotka eivät aidosti voi odottaa sähköpostin tarkistamista — samana päivänä tehtävään aikataulumuutokseen, säästä johtuvaan peruutukseen tai pelipaikan vaihtoon.
Käytä niitä harkiten. Jos lähetät tekstiviestillä asian, joka olisi voinut tulla sähköpostilla, ihmiset oppivat jättämään seuraavan viestin huomiotta. Seuraava viesti voi olla tärkeä.
Mitä kannattaa lähettää
Toimivissa viesteissä muutos kerrotaan ensin ja perustelu sen jälkeen:
Kenttä 3 on suljettu loppulauantain ajaksi. Ottelut 118, 124 ja 131 on siirretty kentälle 5, ja niiden alkuperäiset aloitusajat säilyvät. Kaikki muu pysyy ennallaan.
Toimimattomissa viesteissä sanotaan, että ”aikataulu on päivitetty, tarkista verkkosivusto”. Ihmiset eivät tarkista verkkosivustoa. He lukevat viestin ja toimivat sen perusteella — tai eivät toimi lainkaan.
Tarkista tiedot aikataulumuutosten listasta äläkä luota muistiin. Lista kertoo täsmälleen, mitkä ottelut siirrettiin. Väärä ottelunumero tiedotteessa on pahempi kuin tiedotteen puuttuminen.
Tiedotteet ja julkinen sivusto
Tiedote ei muuta otteluohjelmaa. Se kertoo ihmisille muutoksesta, jonka olet jo tehnyt. Järjestys on tärkeä:
- Tee muutos ja julkaise se.
- Tarkista, että julkinen sivusto näyttää muutoksen.
- Lähetä tiedote.
Jos lähetät tiedotteen ensin, ihmiset menevät katsomaan sivustoa, jossa näkyvät vielä vanhat ajat.
Mobiilisovellus
FairGame-mobiilisovelluksessa joukkuetta seuraavat käyttäjät saavat push-ilmoituksen, kun joukkueen ottelu siirtyy tai ottelun tulos kirjataan. Näin tavoitat ne, jotka ovat ottaneet ilmoitukset käyttöön. Tiedote tavoittaa kaikki muutkin, kuten seuran sihteerin, joka välittää sen neljänkymmenen vanhemman WhatsApp-ryhmään.