Comunicazioni
Gestisci → Comunicazioni invia un'email al contatto di ogni squadra: cambi di programma, promemoria o qualsiasi aggiornamento che il torneo deve comunicare invece di pubblicare.
Chi la riceve
I destinatari sono gli indirizzi dei contatti indicati per le squadre del torneo, oltre all'Email di contatto del club per le squadre di ciascun club — così un allenatore principale viene a sapere di tutte le squadre del club in un'unica email, e una squadra senza un contatto proprio resta comunque raggiungibile tramite il suo club. Puoi vedere l'elenco dei destinatari prima dell'invio: è il momento giusto per accorgerti che undici squadre non hanno un'email di contatto.
Raccogli gli indirizzi email dei contatti durante la registrazione o nel foglio di importazione. Scoprire il venerdì sera che mancano è il momento peggiore per doverli recuperare.
Messaggi brevi e urgenti
Nell'app di amministrazione non c'è un pulsante per gli SMS. Un messaggio breve a ogni contatto delle squadre — fino a 320 caratteri — viene inviato tramite l'assistente AI: chiedigli di inviare un messaggio a tutte le squadre, controlla il testo che propone e approvalo. Solo un Organizzatore può inviarlo.
Per ora questi messaggi vengono inviati via email, non come SMS. Raggiungono gli stessi indirizzi dei contatti delle squadre di una comunicazione e includono una riga che spiega al destinatario perché è arrivato via email, ma a differenza di una comunicazione non vengono inviati all'app mobile. Finché sarà così, una comunicazione raggiunge più persone di un messaggio breve — le stesse caselle di posta più l'app — quindi di solito è la scelta migliore. Per un cambio di programma nello stesso giorno, una cancellazione per maltempo o uno spostamento di campo, non contare sul fatto che il telefono di qualcuno squilli in tasca: invia la comunicazione e poi avvisa anche gli allenatori sul campo.
Cosa inviare
I messaggi efficaci mettono il cambiamento all'inizio e la motivazione subito dopo:
Il campo 3 è chiuso per il resto di sabato. Le partite 118, 124 e 131 sono state spostate sul campo 5, mantenendo gli orari di inizio originali. Tutto il resto rimane invariato.
I messaggi inefficaci dicono: "il programma è stato aggiornato, controlla il sito". Le persone non controllano il sito: leggono il messaggio e agiscono di conseguenza, oppure non agiscono affatto.
Lavora dall'elenco delle modifiche al programma invece di affidarti alla memoria: indica esattamente quali partite sono state spostate e un numero di partita errato in una comunicazione è peggio di nessuna comunicazione.
Comunicazioni e sito pubblico
Una comunicazione non modifica il programma: informa le persone di un cambiamento che hai già effettuato. L'ordine è importante:
- Apporta e pubblica il cambiamento.
- Controlla che il sito pubblico lo mostri.
- Invia la comunicazione.
Inviare la comunicazione prima genera un'ondata di persone che guardano un sito in cui sono ancora visibili gli orari precedenti.
L'app mobile
Chi segue una squadra nell'app mobile FairGame riceve notifiche push quando cambiano le partite di quella squadra o arriva un risultato — e anche una comunicazione che invii viene inoltrata come notifica push. In questo modo raggiungi chi ha scelto di ricevere le notifiche; l'email raggiunge tutti gli altri, compreso il segretario della società che la inoltra in un gruppo WhatsApp di quaranta genitori.
I contatti email sono mostrati accanto a Invia e la pagina avvisa quando delle squadre non hanno un contatto email. Se nessuna ne ha uno, lo segnala prima dell’invio: l’annuncio comparirà solo nell’app. Gli annunci appaiono anche nell’app; chi segue le squadre con notifiche attive può ricevere una notifica push. Non servono contatti email per pubblicare nell’app. I conteggi di destinatari e consegne riguardano solo le email. Apri l’oggetto di un annuncio inviato per leggere messaggio, mittente e dettagli di consegna. Le email non consegnate restano visibili nell’elenco.
Gli annunci pubblicati appaiono sul sito pubblico dei risultati in Annunci, e gli ultimi due anche in Panoramica. Genitori e spettatori possono leggerli senza l’app o un account.