Annonces
Manage → Announcements envoie un e-mail au contact de chaque équipe : changements de programme, rappels ou toute mise à jour que le tournoi doit communiquer plutôt que simplement publier.
Qui les reçoit
Les destinataires sont les adresses de contact des équipes inscrites au tournoi. Vous pouvez voir la liste des destinataires avant l’envoi. C’est le moment de constater que onze équipes n’ont pas d’adresse e-mail de contact.
Recueillez les adresses e-mail de contact lors de l’inscription ou dans votre feuille d’import. Les rechercher le vendredi soir est le pire moment pour découvrir qu’elles manquent.
SMS
Les tournois peuvent également envoyer des SMS aux contacts des équipes. Utilisez-les pour les quelques messages qui ne peuvent vraiment pas attendre que quelqu’un consulte ses e-mails : changement de programme le jour même, annulation en raison de la météo ou changement de terrain.
Réservez-les aux vrais cas d’urgence. Un SMS qui aurait pu être un e-mail habitue les destinataires à ignorer le suivant, alors que le prochain pourrait être important.
Que faut-il envoyer ?
Les messages efficaces présentent le changement en premier, puis sa raison :
Le terrain 3 est fermé pour le reste de la journée de samedi. Les matchs 118, 124 et 131 ont été déplacés sur le terrain 5, en conservant leurs horaires de coup d’envoi initiaux. Rien d’autre ne change.
Les messages inefficaces disent que « le programme a été mis à jour, veuillez consulter le site internet ». Les gens ne consultent pas le site internet : ils lisent le message et agissent en conséquence, ou ne font rien du tout.
Basez-vous sur la liste des changements de programme, et non sur votre mémoire : elle vous indique précisément quels matchs ont été déplacés. Un mauvais numéro de match dans une annonce est pire que l’absence d’annonce.
Annonces et site public
Une annonce ne modifie pas le programme ; elle informe les destinataires d’un changement que vous avez déjà effectué. L’ordre est important :
- Effectuez et publiez le changement.
- Vérifiez que le site public l’affiche.
- Annoncez-le.
Annoncer le changement en premier déclenche une vague de visites sur un site qui affiche encore les anciens horaires.
L’application mobile
Les abonnés à une équipe dans l’application mobile FairGame reçoivent des notifications push lorsque les matchs de cette équipe sont déplacés ou qu’un résultat est saisi. Cela couvre les personnes qui ont choisi de les recevoir ; l’annonce couvre tous les autres, notamment le secrétaire du club qui la transfère dans un groupe WhatsApp de quarante parents.